Come traslocare nel tuo nuovo ufficio (senza impazzire)

Se sei in procinto di trasferire la tua attività in un ufficio più grande, può darsi che tu sia spaventato dall’idea di effettuare il trasloco. Niente paura, è più facile di quello che pensi: ecco come traslocare nel tuo nuovo ufficio senza impazzire (troppo).

Spostare un intero ufficio è possibile, con la giusta strategia di pianificazione, esecuzione e programmazione. Non importa quanto grande o piccolo sia il tuo team o lo spazio, per sapere come traslocare nel tuo nuovo ufficio hai bisogno di:

• Strategia
• Organizzazione
• Task force.

Il resto viene da sé. Partiamo quindi con l’analisi di ciò che devi fare per non impazzire.

Come traslocare nel tuo nuovo ufficio: la task force

Traslocare un ufficio comporta lo spostamento di mobili, carte, persone. La creazione di una task force fa risparmiare tempo, porta nuove idee sul tavolo e aiuta a suddividere il progetto in pezzi più piccoli e gestibili.

Una task force potrebbe essere un team interno o includere partner esterni come agenti immobiliari, progettisti e traslocatori. In entrambi i casi, si vorrà la rappresentanza (o il feedback) di tutti i reparti, qualcuno che abbia esperienza di traslochi, qualcuno con un occhio per il design e qualcuno che possa aiutare a pianificare la logistica del trasloco.

Creare una task force è uno dei primi passi da compiere quando si sa che c’è un trasloco in futuro.

Come traslocare nel tuo nuovo ufficio: la strategia

Un piano di comunicazione ponderato è fondamentale per qualsiasi tipo di cambiamento importante sul posto di lavoro.

Le caratteristiche che dovrebbe avere sono:

• Intento – perché ti trasferisci?
• Pubblico – chi stai cercando di raggiungere e perché?
• Obiettivi – cosa vuoi raggiungere?
• Logistica – qual è la linea temporale, il nuovo piano dell’ufficio, cosa deve essere fatto e da chi?
• Festeggiamenti – una volta completato il trasloco, come festeggerete il duro lavoro?

Successivamente comunica il tuo piano di lavoro al team: in quale ora/giorno sarà annunciato? Chi sarà il referente per le domande? Come lo comunicherete alla clientela esterna? La comunicazione è essenziale per realizzare un trasloco efficace.

Spazio

Prima di iniziare a programmare il trasloco, fai un accurato sopralluogo del tuo nuovo spazio per controllare le dimensioni, le prese, l’illuminazione e qualsiasi altra caratteristica fisica che influenzerà il tuo progetto e il layout del team. Questo aiuterà decidere il design del nuovo spazio.

La progettazione dell’ufficio può migliorare la produttività e lo scopo sul lavoro. Il tuo ufficio dovrebbe riflettere la tua personalità, gli stili di lavoro e gli obiettivi per ogni spazio.

Timeline

Inoltre, aspetto fondamentale è la comunicazione della timeline, cheinclude le aspettative su quando inizierà l’imballaggio e quando il team sarà spostato nel nuovo spazio, con le pietre miliari per i compiti durante l’intero processo. Un altro aspetto da considerare è quando avverrà il trasferimento vero e proprio: durante il fine settimana o un giorno feriale, alla fine della giornata o al mattino, chiuderà l’attività per la giornata o il team dovrà lavorare a distanza? È necessario informare gli altri inquilini dell’edificio?

Come traslocare nel tuo nuovo ufficio: consigli finali

Un trasloco nel nuovo ufficio è una pietra miliare per il tuo lavoro. Con una pianificazione adeguata, una comunicazione aperta e un atteggiamento positivo, contribuirai a preparare il tuo team al successo durante l’intero processo. Ricordati di lodare i membri del team durante tutte le fasi. Queste piccole vittorie contribuiranno ad aumentare l’entusiasmo e la motivazione per il progetto.

Sentiti dunque libero di cambiare qualsiasi passo per soddisfare al meglio le tue esigenze e i tuoi desideri organizzativi.

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